شش سؤال برای اینکه بفهمید کارمندان شما واقعاً چگونه هستند
پرسیدن سؤالات درست، کلیدی است که مطمئن شوید با افراد تیم خود هماهنگ هستید. این مقاله شش سؤال در راستای تلاش برای حرکت فراتر از تعاملات سطحی تشریح می‌کند. هرچه بیشتر اعضای تیم خود را به عنوان افرادی با خواسته‌ها و رویا‌هایشان بشناسید - نه فقط چرخ دنده در ماشین - بهتر متوجه خواهید شد که آن‌ها در مورد شغل و آینده خود چه احساسی دارند.
رفاه کارکنان تحت فشار جدی قرار دارد. تقریباً 60 درصد از کارکنان می‌گویند که با مشکل درگیری (engagement) مواجه هستند و یک نفر از هر پنج نفر احساس تنهایی می‌کند، طبق گزارش Gallup. این موضوع کوچکی برای مدیران نیست: کارکنانی که در شرایط مطلوب نیستند، بهره‌وری کمتری دارند، تعهد کمتری نشان می‌دهند و احتمالاً تأثیر منفی بیشتری بر سودآوری شرکت خواهند داشت.
به همین دلیل لازم است که از وضعیت تیم خود آگاه باشید و آماده باشید تا در صورت بروز هر مشکلی وارد عمل شوید. این موضوع نیازمند تعهد به افراد، ایجاد اعتماد و حفظ ارتباطات باز است. اما سپلا (Emma Seppälä)، عضو هیئت علمی دانشکده مدیریت دانشگاه‌ییل و نویسنده کتاب *Sovereign: Reclaim Your Freedom، Energy، and Power in a Time of Distraction، Uncertainty، and Chaos*، این نکته را مطرح می‌کند.
"مطمئن شوید که کارکنانتان با شما احساس راحتی و امنیت می‌کنند." او می‌گوید: "اگر آن‌ها احساس نکنند که می‌توانند به شما اعتماد کنند یا شما مراقب آن‌ها هستید، به شما حتی برای صحبت کردن هم اعتماد نخواهند کرد."
حتی با وجود ارتباط قوی، ممکن است درک واقعی احساسات همکارانتان نسبت به نقش‌ها، کار‌ها و روابطشان چالش‌برانگیز باشد. پرسیدن سؤالات درست در جلسات یک‌به‌یک متمرکز، کلید این مسأله است، استیون روگلبِرگ (Steven Rogelberg)، استاد رئیس دانشگاه کارولینای شمالی در شارلوت و نویسنده کتاب Glad We Met: The Art and Science of 1: 1 Meetings*." می‌گوید: چیزی که در طول پاندمی از دست دادیم، ارتباط و احساس دیده شدن توسط افرادی بود که برای موفقیت و شغل ما حیاتی بودند." او می‌گوید: "ما از داشتن مکالمات مهم که ارزش دارند، محروم شدیم."
برای اطمینان از این که با افراد خود هماهنگ هستید، در اینجا شش سؤال از کارشناسان ما آمده است که فراتر از تعاملات سطحی می‌روند:
1- به احساس امروزتان از یک تا ده چه نمره‌ای می‌دهید؟
مشکل سؤالات سطحی مانند "زندگی چطور است؟ " این است که اغلب به پاسخ‌های سطحی مانند "خوب" یا "fine" منتهی می‌شوند. اما درخواست از اعضای تیم برای ارزیابی وضعیت فعلی خود بر اساس یک مقیاس عددی، دقت‌نظر بیشتری از فرد پرسشگر را القا می‌کند. ایشان می‌گویند که این موضوع به‌ویژه برای کارکنان دورکار که ممکن است احساس انزوا کرده و ارتباط کمتری داشته باشند، اهمیت دارد. اگر کسی به‌طور مثال، خود را چهار ارزیابی کند، سؤال پیگیری "چه عواملی به این امتیاز کمک کرده است؟ " به دروازه‌ای برای تفکر و درک عمیق‌تر تبدیل می‌شود.
شاید کسی با یک پروژه سخت درگیر باشد یا در حال مواجهه با مشکلاتی در خانه باشد. او می‌گوید"پرسیدن سؤالات پیگیری می‌تواند به شما کمک کند چیز‌هایی را یاد بگیرید که در غیر این صورت متوجه نمی‌شدید."
یک نکته برای آگاه بودن قبل از شروع این گفتگو: برای ایجاد یک فضای نگرانی واقعی و همدلی، باید توجه داشته باشید، سپلا می‌گوید: با چشم تماس برقرار کنید، از صدای گرم استفاده کنید و نشان دهید که در آنجا حضور دارید. "به آن‌ها بگویید که این گفتگو برای آنهاست و شما اول به عنوان یک انسان و بعد به عنوان یک کارمند برای آن‌ها اهمیت دارید."
2- چه چیزی شما را هم‌اکنون خارج از کار هیجان‌زده می‌کند؟
این سؤال ممکن است به‌طور مستقیم احساس همکارانتان نسبت به شغلشان را نشان ندهد، اما به شما کمک می‌کند تا ارتباطات شخصی برقرار کنید و علاقه‌های مشترک و تفاوت‌ها را کشف کنید. "شناخت اعضای تیم به عنوان افرادی با زندگی خارج از کار زمان و اعتماد می‌طلبد." روگلبِرگ "می گوید: اما ساختن این بنیان ارزشش را دارد زیرا باعث می‌شود که افراد بعداً راحت‌تر درباره نگرانی‌هایشان صحبت کنند."
در محدوده راحتی همکارتان بمانید؛ اگر کسی در اشتراک‌گذاری تردید دارد، فشار نیاورید. او می‌گوید "با اعتماد به دست آمده، ممکن است آن‌ها احساس راحتی بیشتری کنند تا بیشتر مسائل را با شما باز کنند."
به همراه این سؤال، سپلا پیشنهاد می‌کند که برای ایجاد پیوند میان شخصی و حرفه‌ای، از این سؤال استفاده کنید:"چه چیزی شما را در محل کار زنده می‌کند؟ و چه چیز‌هایی هستند که به عنوان یک سازمان باعث انرژی دادن به شما می‌شود؟" هدف شما این است که رشته‌های مشترکی از آنچه آن‌ها از آن لذت می‌برند پیدا کنید و ببینید چگونه می‌توانید فرصت‌های رشد و درگیری (engagement) در تیم ایجاد کنید.
3- آیا از کار خود معنا می‌گیرید؟ اگر نه، چه تغییراتی می‌تواند کمک کند؟
تحقیقات نشان می‌دهد که زمانی که کارکنان احساس هدفمندی و رضایت از کار خود دارند، سطح رضایت شغلی آن‌ها بیشتر است و احتمالاً مدت بیشتری در سازمان خود خواهند ماند. برای دستیابی به این هدف، روگلبِرگ پیشنهاد می‌کند که بیشتر درباره انگیزه‌های حرفه‌ای همکارانتان بدانید. از آن‌ها بپرسید: چه بخش‌هایی از شغلتان را دوست دارید؟ چه چیزی شما را ترسانده یا ناراحت می‌کند؟ آیا این نقش با انتظارات شما مطابقت داشته است؟ این موضوع به‌ویژه برای کارکنان دورکار که ممکن است با احساس قطع ارتباط روبه‌رو باشند، اهمیت دارد.
ایشان می‌گویند"موضوع فقط پرسیدن نیست؛ بلکه نشان دادن این است که می‌خواهید از آن‌ها حمایت کنید و کارشان را معنادارتر کنید."
گوش دادن فعال نقش مهمی در اینجا ایفا می‌کند، کنجکاو باشید و زیاد صحبت نکنید. وقتی صحبت می‌کنید، آنچه فرد گفته است را با کلمات خودتان بازتاب دهید. این کار باعث می‌شود آن‌ها احساس شنیده شدن کنند و شما مطمئن می‌شوید که آنچه گفته شده است را به درستی درک کرده‌اید.
4- چه چیزی می‌تواند این شغل یا سازمان را در بلندمدت برای شما جذاب‌تر کند؟
درک عواملی که انگیزه و تعهد اعضای تیم شما را به‌وجود می‌آورد، حیاتی است، می‌گوید. انگیزه مستقیماً بر درگیری، رضایت و ماندگاری تأثیر می‌گذارد. " کلید این است که به‌ایده‌های آن‌ها باز باشید و در عین حال درباره آنچه که از دست شما خارج است یا غیرممکن است، شفاف باشید. به‌طور مثال، اگر کسی بخواهد به‌صورت تمام‌وقت از خانه کار کند اما این گزینه وجود ندارد. "مستقیم بگویید که چه چیز‌هایی را می‌توانید تحت تأثیر قرار دهید. "از وعده‌های بزرگ دادن خودداری کنید؛ در عوض، سعی کنید بفهمید که آن‌ها از کجا می‌آیند و با هم راه‌حل‌هایی پیدا کنید.
به خاطر داشته باشید که برخی بازخورد‌ها ممکن است دشوار باشد. اگر یک کارمند روش‌هایی را که کار به‌طور روان انجام نمی‌شود یا نقاط کور در رویکرد شما را اشاره کند، طبیعی است که احساس تدافعی کنید، سپلا می‌گوید:"از مخالفت یا قطع کردن صحبت‌های آن‌ها خودداری کنید." این جلسه درباره درک دیدگاه آنهاست، نه توجیه وضعیت موجود. "از این فرصت برای یادگیری استفاده کنید. " او اضافه می‌کند که "اگر نمی‌توانید همه مسائل را حل کنید، جلسه‌ای پیگیری برای آن تنظیم کنید."
5- چه چیزی باعث می‌شود در محل کار احساس خستگی یا کاهش انرژی کنید و من چگونه می‌توانم از شما حمایت کنم؟
اعضای تیم شما ممکن است با چالش‌های مختلفی روبه‌رو باشند که شما به‌طور کامل از آن‌ها مطلع نیستید: یک مأموریت سخت، دینامیک‌های پیچیده تیم، یا عملکرد ضعیف یکی از زیردستان. شناسایی این موانع و نگرانی‌ها می‌تواند به شما کمک کند حمایت مناسبی ارائه دهید، سپلا می‌گوید: هدف این است که بفهمید، چه چیزی می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا در بهترین حالت خود عملکرد داشته باشند و آیا کاری هست که بتوانید برای تسهیل آن انجام دهید.
روگلبِرگ پیشنهاد می‌کند که درباره کار‌هایی که آن‌ها احساس می‌کنند اتلاف وقت است یا مواردی که به توضیح بیشتر در مورد انتظارات نیاز دارند، سؤال کنید. با این حال، مراقب باشید که رفتارتان به گونه‌ای نباشد که به نظر برسد مدیریت جزئیات را انجام می‌دهید؛ در غیر این صورت، خطر آسیب رساندن به رابطه و کاهش بهره‌وری آن‌ها را دارید. شما نمی‌خواهید که آن‌ها این گفتگو را با این احساس ترک کنند که سعی دارید هر جزئیات کارشان را دیکته کنید.
6- اهداف و رویا‌های حرفه‌ای شما چیست؟ چگونه می‌توانم به شما کمک کنم تا به سمت آن‌ها حرکت کنید؟
بسیاری از مدیران هرگز زحمت پرسیدن درباره آرزو‌ها و اهداف بلندمدت حرفه‌ای کارکنان خود را به خود نمی‌دهند، و این یک فرصت از دست رفته است. هر چه بیشتر اعضای تیم خود را به‌عنوان افرادی با جاه‌طلبی‌ها و رویا‌ها بشناسید — نه فقط به‌عنوان چرخ‌دنده‌هایی در یک ماشین — بهتر درک خواهید کرد که آن‌ها چه احساسی نسبت به شغل و آینده‌شان دارند.
برای فراتر رفتن از بررسی‌های معمول، سپلا پیشنهاد می‌کند با این جمله شروع کنید: "می‌دانم که معمولاً فقط درباره کار صحبت می‌کنیم، اما امروز می‌خواهم درباره اهداف حرفه‌ای شما بپرسم. هدف من این است که مطمئن شوم به شما در حرکت به سمت آن‌ها کمک می‌کنم و ببینم آیا راهی برای کمک وجود دارد."
به یاد داشته باشید، موضوع فقط جمع‌آوری اطلاعات نیست؛ بلکه استفاده از آن برای حمایت از توسعه آن‌ها است. چه با پیشنهاد آموزش‌های هدفمند، وظایف چالشی، یا فرصت‌هایی برای نمایش مهارت‌هایشان، هدف شما این است که نشان دهید در رشد آن‌ها سرمایه‌گذاری کرده‌اید.
کارشناسان می‌گویند که برای این مکالمات یک روش جهانی وجود ندارد. مهم است که سؤالاتی را انتخاب کنید که با شما و همکارانتان همخوانی داشته باشد و پویایی روابط را هم در نظر بگیرید. با سؤالات مختلف آزمایش کنید تا ریتم خود را پیدا کنید و بفهمید چه چیزی طبیعی و مناسب است.
در نهایت، موضوع فقط سؤالاتی که می‌پرسید نیست؛ بلکه صداقت و علاقه واقعی شما به پاسخ‌های آن‌ها است، این به معنای گوش دادن با دقت، عمیق شدن در آنچه به اشتراک می‌گذارند و ارائه حمایت در هر زمانی که ممکن است است.
لینک مقاله
https://hbr.org/2024/12/6-questions-to-find-out-how-your-employees-are-really-doing